LOS SISTEMAS DE LA INFORMACION DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES

         

                                   TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: cuando un sistema recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización se denomina sistema de procesamiento de transacciones. Tiene como finalidad procesar las transacciones diarias de una empresa, acumulando toda la información recibida en una base de datos para su posterior consulta.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL: un sistema de información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es decir, el objetivo del mismo es la suministración de información para la resolución de problemas a través de la interacción entre tecnologías y personas.
Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades elementales: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES este sistema se basa en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas. Al igual que el sistema de información gerencial, esta tecnología interacciona con personas en el filtrado de información que permite optar por la decisión más acertada.

SISTEMA DE INFORMACION EJECUTIVA: esta tecnología es utilizada por los gerentes de una empresa, ya que permite acceder a la información interna y externa de la misma, disponiendo de los datos que puedan llegar a afectar su buen rendimiento.
De esta manera, el ejecutivo podrá conocer el estado de todos los indicadores, incluso aquellos que no cumplan con las expectativas y a partir de esto, tomar las medidas que considere adecuadas.

         

             
            CICLO DE VIDA DE SISTEMAS DE INFORMACION EN LA ORGANIZACIÓN

Un sistema de información es el conjunto de recursos que permiten recoger, gestionar, controlar y difundir la información de toda una empresa u organización.

Desde los años setenta, los sistemas de bases de datos han ido reemplazando a los sistemas de ficheros en los sistemas de información de las empresas. Al mismo tiempo, se ha ido reconociendo la gran importancia que tienen los datos que éstas manejan, convirtiéndose en uno de sus recursos más importantes. 

• La base de datos.
• El SGBD.
• Los programas de aplicación.
• Los dispositivos físicos (ordenadores, dispositivos de almacenamiento, etc.
• El personal que utiliza y que desarrolla el sistema.

1 ETAPA PREVIA O DE DIAGNOSTICO: Es la etapa de planeación y diagnóstico, con la que se inicia el desarrollo del sistema 

• Causas que justifiquen la automatización de los sistemas:

      - Información de baja calidad

      - Sistemas que manejan grandes volúmenes de datos

      - Mejorar el servicio a clientes, etc.

• Diagnóstico de la situación actual:

      - Determinar el objetivo

      - Determinar el alcance

      - Definir la interrelación del sistema.

2. ANÁLISIS DE SISTEMAS: Es el proceso que se ejecuta para recopilar e interpretar hechos y diagnosticar problemas, con el fin de mejorar los sistemas de información, las técnicas utilizadas más comunes son:

• Entrevistas: Es una conversación entre el entrevistador y el entrevistado con el fin de que el entrevistador recopile información necesaria para el desarrollo del proyecto.
• Cuestionarios: Es la técnica que permite recopilar información escrita, necesaria para el desarrollo del proyecto.
• Revisión de documentos: Esta técnica permite recopilar información valiosa a través de la revisión de manuales de sistemas, de procedimientos, de políticas, de organización, instructivos operativos, catálogos, etc.
• Observación: Es la técnica aplicada para recopilar información, que consiste en la presencia física del analista con el fin de observar cómo se realizan los procesos.

3. DISEÑO DE SISTEMAS: Es la fase enfocada a diseñar todos los componentes que intervienen en el nuevo sistema y que deben cumplir con los requerimientos de los usuarios:

Precisión, flexibilidad, Proporcionar al usuario lo que requiere, Traducir las demandas de usuarios a modelo.

4. PROGRAMACIÓN DE SISTEMAS: Es la acción de dar las instrucciones o procedimientos necesarios para obtener un determinado trabajo en un equipo de cómputo, en un lenguaje que las computadoras entienden.

• Diagrama de bloque del programa: Es la representación gráfica 
• Codificación: Es la conversión de los procedimientos gráficos
• Programa fuente: Grupo de instrucciones sobre un proceso específico 
• Compilación: Es la traducción efectuada por la misma computadora 
• Procedimientos de corrección: Son las acciones que es necesario ejecutar para corregir los errores de un programa.

5. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA: Es la etapa en la que se implementan todas las acciones que es necesario llevar a cabo para que el nuevo sistema trabaje adecuadamente.

6. CONTROLES DEL SISTEMA: Es la etapa en la que se implantarán los controles necesarios que tiendan a reducir la probabilidad de que los riesgos.

7. OPERACIÓN DEL SISTEMA: Es la etapa de producción del sistema, la vida de esta etapa es hasta que el nuevo sistema se sustituya por otro nuevo.

8. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA: Es la última etapa del ciclo de vida de los sistemas, consiste en realizar todas las actividades necesarias a fin de mantener el sistema trabajando adecuadamente.

LOS SISTEMAS DE LA INFORMACION  DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES

La Tecnología de Información nació como soporte a las necesidades dentro de las organizaciones. Entre las aplicaciones están los Sistemas de Información automatizados que sirven para el registro de las transacciones diarias y la generación de reportes que presentan información con características de importancia, relevancia, claridad, sencillez y oportunidad de tal forma que sea útil para las personas a quienes se les entrega.

EFICACIA mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia. 

EFICIENCIA consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas. 

  

         Pasos para llegar a la eficiencia y eficacia

• Todas las áreas y funciones deben trabajar en conjunto concentrándose en los elementos que hacen la mayor contribución al éxito.

• Es la cultura y compromiso de los integrantes de la empresa. Las organizaciones son tan fuertes, sólidas y ágiles como sus integrantes

• Lo primero que debe hacer es determinar donde se encuentra el objetivo ahora, ninguna estrategia puede ser verificada en su eficacia si no tiene un estado inicial  (antes de aplicarse) y un estado final (después de aplicarse) para comparar los cambios. 

• Conocer y tener claro el actual rendimiento (optimización de recursos) de los procesos es vital para elaborar los planes de mejora para el futuro,

• El analice, los usos y expectativas que le da y tiene el cliente, y no así en base a lo que nosotros creemos que el cliente hará o espera del producto

                                     COMPONENTES DE UNA ORGANIZACIÓN

DATOS: Hechos aislados que por sí solos no significan mucho. 

•  Archivos desactualizados
•  Facturas
•  Estados financieros  P.u.c

                                     

PERSONAS: (usuarios) que hacen uso de los sistemas de información y que según su puesto los desarrollan, manipulan, mantienen o usan la información resultante de ellos.

Ej. Socios, son aquellos quienes aportaron para que la empresa surgiera y así obtener un resultado .

Trabajadores hacen parte de la empresa poseen capacidades ya que de ellos depende que la organización  sea un éxito  están al tanto de todo lo que ocurre y en caso de ver una problema estos reportan y buscan soluciones manejando de una forma clara todos sus elementos en busca de un porque, estrategia, cambios etc.

                                                             

                                                                   

                                               

INFORMACIÓN: Datos modificados o combinados que poseen significado de utilidad para quien los recibe.

Ej. Cuando una empresa está  pasando por una crisis y necesita saber el motivo por el cual su negocio está decayendo el gerente decide tener  una asesoría con gente especializada el cual investiga y obtiene datos la cuales están plasmadas todas las observaciones que se obtuvo durante el proceso de análisis y así poder ver los motivos por los cual la empresa tiene dificultades.

                                                      

ACTIVIDADES: Conjunto de asignaciones o pasos desarrollados para completar un proceso o función de empresa, como:

Ej. Registro de compras, ventas, cuentas por cobrar/pagar; cada una de las cuales está asociada a una aplicación de computadora son guías con lo que se trabaja.